Estimasi Biaya
Saat proyek berada pada tahap konsepsi
sudah harus dilakukan perkiraan biaya sehingga didapatkan perkiraan biaya
proyek yang cukup layak untuk ikut dalam tender. Jika perkiraan terlalu tinggi
kemungkinan besar akan kalah dalam tender. Perkiraan yang terlalu rendahpun
sangat riskan, walalupun bisa menang dalam tender. Terkadang dilakukan
perkiraan biaya yang cukup rendah untuk sekedar memenangkan tender. Setelah itu
dilakukan negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek (buy in).
Walaupun cukup banyak yang dilakukan, praktek ini cukup beresiko dan kurang
etis. Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran dan dijadikan dasar
untuk mengevaluasi performansi proyek. Tingkat pengeluaran aktual yang
dibandingkan dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan akan menjadi ukuran
penting dalam mengukur performansi proyek. Tanpa estimasi yang baik sulit
diharapkan evaluasi yang efisien untuk menentukan ongkos proyek yang akurat.
Proses Perkiraan Biaya
Perkiraan biaya untuk pekerjaan proyek
sudah tentu lebih sulit dibandingkan perkiraan biaya untuk kegiatan rutin.
Kegiatan yang rutin perkiraan biayanya bisa dibuat dengan sekedar x% dari
anggaran tahun lalu. Sebaliknya pekerjaan proyek tidak bisa dengan mudah
menambahkan x%, karena belum tentu ada dasarnya. Estimasi biaya untuk pekerjaan
proyek terutama dilakukan terhadap biaya tenaga kerja dan bahan baku. Untuk
pekerjaan proyek yang bersifat pengembangan sesuatu yang baru akan lebih sulit
dilakukan karena belum pernah ada pekerjaan serupa sebelumnya. Sendangkan untuk
pekerjaan yang bersifat adaptasi dari pekerjaan lain yang sudah ada, estimasi
biaya lebih mudah dilakukan. Karena estimasi bisa didasarkan pada pekerjaan
serupa yang pernah dilakukan.
Tiga pendekatan dalam perkiraan biaya, yaitu :
1. Perkiraan biaya secara Top-Down
Pendekatan yang
melakukan pertimbangan dan pengalaman diperoleh dari manajer tingkat atas,
manajer menengah dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas yang
serupa. Para manajer akan memperkirakan biaya seluruh proyek dan hasilnya
diberikan kepada manajer dibawahnya. Para manajer di tingkat lebih bawah
diharapkan akan melakukan estimasi biaya untuk paket kerja lebih kecil yang
merupakan bagian dari proyek, yang diteruskan sampai kepada tingkatan paling bawah.
Dengan demikian ketika manajer di tingkat tertentu melakukan estimasi biaya
untuk beberapa kegiatan dia harus berpikir bahwa biaya maksimal yang bisa
diusulkan haruslah lebih kecil atau sama dengan apa yang sudah diperkirakan
oleh manajer di atasnya.
2. Perkiraan biaya secara Bottom-Up
Pendekatan yang
dilakukan dengan melakukan perincian pekerjaan menjadi paket kerja yang detail.
Orang-orang yang akan terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta
pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. Untuk
lebih mudahnya, perkiraan awal dimulai dari sumberdaya baik material dan jam
kerja yang diperlukan untuk suatu paket kerja. Kemudian hasilnya bisa
dikonversikan ke nilai rupiah. Pendekatan top down secara luas banyak
digunakan dalam proses perkiraan biaya ini. Sedangkan pendekatan bottom-up
murni jarang digunakan. Para manajer senior akan merasa sangat riskan jika
harus menerapkan pendekatan ini. Karena para manajer cenderung untuk tidak
percaya sepenuhnya kepada bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan
perkiraan biaya yang diperlukan di bagiannya untuk menjamin keberhasilan
dibagiannya serta membangun semacam "kerajaan" kecil. Karena,
perkiraan biaya selanjutnya akan digunakan sebagai alat kontrol maka para manajer
tersebut enggan untuk memberikan kekuasaan pengendalian ini kepada bawahannya.
3. Kombinasi Top-down dan Bottom-up
Pendekatan yang
merupakan penggabungan antara pendekatan top-down dan bottom-up.
Dalam pendekatan ini manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk
memberikan usulannya mengenai perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang.
Kepala divisi akan menyampaikan permintaan ini melalui departemen, seksi,
subseksi. Kemudian akan mengumpulkan hasil yang diberikan para bawahan ini
yaitu catatan yang dilampirkan oleh manajer tingkat atas dalam permintaan yang
dikirim ke bawahannya itu. Catatan itu bisa berupa informasi mengenai tenaga
kerja maksimal yang boleh ditambahkan, tampahan upah yang diijinkan, proyek
mana yang menjadi prioritas utama dan sebagainya. Dengan demikian ketika para
bawahan mengirimkan usulan batasan-batasan yang diberikan atasan tadi sudah
menjadi pertimbangan.
Pembengkakan Biaya
Pembengkakan biaya proyek dapat
terjadi karena disebabkan :
1. Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti
Sangat penting untuk
kepentingan estimasi adalah informasi harga material maupun tenaga kerja yang
berlaku pada saat proyek dilaksanakan. Jika informasi yang tersedia tidak
lengkap dan kurang akurat bisa jadi nilai estimasi jadi kurang tepat, informasi
mengenai lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan juga harus jelas. Perlu
adanya dana kemungkinan (contingency fund) untuk memberikan kelonggaran
terhadap ketidakpastian biaya yang harus dikeluarkan. Semakin tinggi
ketidakpastian semakin tinggi pula dana kemungkinan yang harus disediakan.
2. Perubahan Desain
Bila ternyata ada
perubahan desain yang diinginkan oleh user maka akan mengakibatkan perlunya
pembuatan desain ulang pekerjaan, sumberdaya maupun material yang dipunyai. Hal
ini tentu saja akan meningkatkan biaya.
3. Faktor sosial ekonomi
Faktor sosial
ekonomi yang berpengaruh terhadap peningkatan biaya adalah pemogokan buruh,
tindakan konsumen, embargo dagang, pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan
sumberdaya. Hal ini mengakibatkan tertundanya pekerjaan, meningkatnya biaya
administrasi dan overhead.
4. Jenis kontrak proyek
Kontrak dengan harga
tetap akan menyebabkan kontraktor lebih berhati-hati dalam mengendalikan biaya
proyek. Ini bisa terjadi karena berapapun biaya yang dikeluarkan pihak user
akan membayar dengan harga tetap.
Penganggaran
Anggaran adalah suatu rencana
pengalokasian sumberdaya, sehingga penganggaran adalah tindakan bagaimana
mengalokasikan sumberdaya yang terbatas untuk berbagai kegiatan dalam suatu
organisasi selama jangka waktu tertentu. Seringkali para manajer harus bekerja
dengan anggaran yang terbatas, suatu anggaran tidak hanya merupakan suatu
rencana tetapi juga berfungsi sebagai alat kontrol untuk melihat sejauhmana
penyimpangan yang akan terjadi pada biaya aktual terhadap yang direncanakan.
Elemen-elemen perkiraan biaya
1. Biaya Tenaga Kerja
Langsung (TKL) : biaya tenaga kerja yang terlibat langsung dalam pekerjaan proyek. Biaya
ini dihitung dengan cara mengalikan tingkat upah per tenaga kerja dengan
keahlian/level tertentu dengan jumlah jam kerja tenaga kerja yang bersangkutan.
2. Biaya Bukan Tenaga
Kerja Langsung (BTKL) : biaya total dari biaya-biaya bukan tenaga kerja yang
langsung berkaitan dengan pekerjaan, misal biaya jasa konsultan, subkontraktor.
3. Biaya Overhead dan
Administrasi & Umum : biaya-biaya untuk melakukan bisnis, termasuk dalam
kategori biaya penyediaan sarana perumahan dan prasarana bagi para pekerja,
sewa bangunan, peralatan, asuransi. Sesuai dengan namanya biaya-biaya ini sulit
dikaitkan langsung dengan suatu paket pekerjaan tertentu. Kadang-kadang juga
sulit dibebankan pada proyek mana, karena biaya ini meliputi beberapa proyek.
Biaya overhead atau pengeluaran tidak langsung dihitung sebagai prosentase dari
biaya langsung tenaga kerja. Besarnya prosentase bergantung pada jenis
pekerjaannya. Untuk pekerjaan yang sebagian besar dikerjakan dilapangan kisaran
25%, sedangkan pekerjaan yang dilakukan di laboratorium dan memerlukan
perlengkapan yang mahal kisaran 250%. Tingkat biaya overhead dihitung dengan
memperkirakan pengeluaran tidak langsung tahunan kemudian dibagi dengan biaya
tenaga kerja langsung yang diproyeksikan untuk tahun yang bersangkutan, misal :
· Biaya overhead tahun
depan
Rp. 150juta
· Biaya total tenaga
kerja langsung Rp. 100juta
Cara-cara menentukan Biaya Tak Langsung
1. Biaya tak langsung total proporsional dengan biaya langsung total
2. Overhead proporsional dengan biaya tenaga kerja langsung
3. Overhead proporsional dengan biaya tenaga kerja, biaya administrasi dan
umum proporsional dengan biaya langsung dan overhead dan biaya langsung bukan
tenaga kerja.
Laba adalah jumlah tersisa bagi pelaksana proyek setelah semua biaya
dibayar. Besarnya laba bisa ditentukan dari prosentase biaya total atau
persetujuan antara pemberi proyek dan pelaksana, sedangkan jumlah total biaya
dan biaya disebut dengan tagihan biaya.
Penganggaran dengan rekening biaya
Dalam suatu proyek yang berukuran kecil,
tidak akan sulit melacak bila terjadi pembengkakan biaya atau keterlambatan
proyek. Karena satu anggaran cukup mewakili keseluruhan proyek. Untuk
proyek-proyek yang cukup kompleks akan sangat sulit melacak kegiatan yang mana
yang menyebabkan pembengkakan biaya bila ditemukan pada suatu saat terjadi
pengeluaran aktual lebih besar dari yang direncanakan. Untuk mengatasinya ada
konsep rekening iaya yang diharapkan bisa membantu mempermudah pencarian sumber
pembengkakan. Dalam konsep ini proyek dipecah menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil
dalam tingkatan-tingkatan tertentu, yang masing-masing mempunyai kode tertentu.
Prosedur pengkodeannya mirip seperti WBS. Untuk suatu kode tertentu bisa jadi
berhubungan dengan suatu paket kerja tertentu. Tetapi bisa juga gabungan dari
beberapa paket kerja akan mendapat satu kode. Untuk setiap nomor rekening ini
dibuat anggarannya. Nomor rekening ini menjadi dasar untuk melacak dan
mengendalikan proyek. Dengan demikian pemantauan dan pengendalian biaya
dilakukan pada setiap rekening biaya.
Tabel 1. Kode Rekening
Tingkat
|
Kode/rekening yang diberikan
|
1
|
01-00-00
|
2
|
01-00-00
|
3
|
01-01-1000
|
3
|
01-01-2000
|
2
|
01-02-00
|
3
|
01-02-1000
|
4
|
01-01-1010
|
2
|
01-03-1000
|
Rekening biaya dan paket kerja adalah
analog. Setiap rekening biaya mengandung informasi :
1. Deskripsi pekerja
2. Jadwal waktu
3. Siapa yang bertanggungjawab
4. Anggaran berjalan
5. Material, tenaga kerja dan peralatan yang dibutuhkan
Rekening biaya bisa dibuat juga untuk
pekerjaan-pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan paket kerja
tertentu. Jadi untuk biaya biaya tidak langsung seperti administrasi,
pemeriksaan, pengawasan dibuat dengan rekening biaya sendiri secara terpisah,
dengan begitu biaya keseluruhan tetap tidak tercecer.
Ringkasan biaya
Jika seluruh paket kerja dari suatu proyek telah ditentukan anggarannya
bisa dibuat ringkasan biaya secara menyeluruh. Biaya menyeluruh bisa diperoleh
dengan menggabungkan semua rekening hanya melalui integrasi WBS dengan struktur
organisasi.
Penjadwalan Biaya dan peramalan
Muncul pertanyaan mengenai berapa
besar tingkat pengeluaran yang dibutuhkan oleh suatu proyek, pada periode mana
pengeluaran akan mencapai tingkat tertinggi dan bagaimana perubahan yang terjadi
bila waktu pelaksanaan kegiatan diundur dan pada saat paling akhir selama
pembuatan rencana dan penganggaran. Dari jadwal yang telah dibuat dan informasi
biaya untuk setiap paket kerja bisa diperoleh informasi yang sangat berguna
untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tadi.
Semoga Bermanfaat...
Salam,
Salam,
SNZ
